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Comment gérer les impayés quand on est kiné libéral ?

En tant que kiné libéral, vous avez été (ou vous serez) confrontés à la problématique des impayés. Il vous faudra alors adopter la solution la plus adaptée, pour que ces impayés ne prennent pas plus d’importance et qu’ils n’entravent pas la bonne gestion de votre activité.

Les impayés, un problème récurrent dans la gestion d’un cabinet de kinés libéraux ?

Le quotidien d’un kiné libéral implique de répondre à de nombreuses obligations dans bien des domaines. L’aménagement des salles de soins n’a pas moins d’importance que la gestion des appels téléphoniques, et la qualité des soins prodigués ne doit pas faire oublier que le kiné libéral doit aussi gérer l’aspect purement comptable. Que le kiné exerce seul ou en association avec d’autres confrères ou consœurs, qu’il ait choisi l’installation d’un cabinet libéral de kinésithérapie ou préféré rejoindre une maison de santé pluridisciplinaire (MSP), la gestion comptable de son activité reste un pré requis nécessaire et indispensable pour son avenir.

Le kiné libéral pourra s’occuper seul de cette gestion au quotidien, ou pourra s’appuyer sur un logiciel créé par et pour les kinés libéraux. Toujours est-il qu’il sera régulièrement confronté à une problématique récurrente pour la profession comme pour tous les indépendants : les impayés. Ne pas prendre conscience de l’importance de trouver une réponse adaptée et efficace pour régulariser ces derniers reste une menace pour le kiné libéral, qui constate alors une baisse de ses revenus sans pour autant qu’il ait amoindri sa charge de travail.

Des impayés de tiers payant ou des impayés d’assurés, un manque à gagner à évaluer !

Chaque situation est unique, et chaque kiné libéral a son approche pour gérer ses impayés. Cependant, on peut distinguer deux grands types d’impayés :

  • Les impayés de tiers payant
  • Les impayés de patients ou patientes

Les impayés de tiers payant, une organisation optimale pour une gestion assainie

Ces impayés résultent, le plus souvent, des mutuelles et plus rarement de l’Assurance Maladie elle-même. La gestion du tiers payant reste avant tout une tâche chronophage pour le kiné libéral, qui doit suivre le remboursement et réagir aux rejets et autres anomalies qui lui sont remontées. Bien que le traitement de ces derniers soit une charge (en temps et donc une charge financière pour le kiné), ces impayés de tiers payant sont, dans la quasi-totalité, des cas récupérés.

Les impayés des patients, une réaction adaptée et proportionnelle à adopter

Il peut en être autrement, lorsque ces impayés sont imputables aux patients et patientes du cabinet. La personnalisation de la réaction prend encore plus de sens ici. Cependant, le kiné se devra de réagir en réclamant son dû, sous peine de voir le montant des impayés augmenter dangereusement.

Quelle procédure suivre pour le recouvrement d’impayés en tant que kiné libéral ?

Tous les impayés ne sont pas dus à de mauvais payeurs, et le kiné libéral, comme toutes les professions indépendantes, le sait bien. Le client distrait, qui a oublié son chéquier lors de la dernière séance de kiné, réagira dès lors que le kiné lui souligne cet oubli. C’est pourquoi, la première démarche à accomplir en cas d’impayé reste d’adresser un courrier simple au patient, en lui rappelant le montant des honoraires dus. Dans la majorité des cas, cette lettre simple suffira à recouvrir l’impayé concerné. Mieux vaut toutefois préférer le courrier simple à un coup de téléphone, puisqu’en la matière, l’écrit laisse une trace physique et opposable à la partie adverse.

Si le patient ne réagit pas à cette première lettre, une seconde lettre de rappel devra lui être adressée, en lui rappelant ses obligations et en soulignant que sans réaction de sa part, une lettre recommandée avec accusé de réception lui sera envoyée. Cette lettre recommandée devra mentionner qu’il s’agit bien d’une mise en demeure qui est faite au patient. Là encore, le kiné libéral préviendra son patient, qu’en cas de non-réaction de sa part, la saisine du tribunal d’Instance  (ce dernier remplace le juge de proximité depuis l’été 2017) sera effectuée. La saisine du tribunal d’Instance est simplifiée puisqu’il suffit au kiné libéral de faire une demande au greffe du tribunal,  dès lors que le montant de l’impayé ne dépasse pas 4.000 €.

Gérer un impayé est donc bien une tâche chronophage pour le kiné libéral, d’autant plus que les 4 étapes de cette gestion (1. Lettre simple, 2. Lettre de rappel, 3. Mise en demeure, 4. Saisine du tribunal d’instance) rendent la procédure longue. Il existe pourtant des solutions pour accélérer le recouvrement des impayés mais aussi pour optimiser la gestion de ces derniers, solutions sur lesquelles nous reviendrons dans notre prochain billet.

En attendant, dites-nous comment vous gérez ces impayés ? Quelle part cela représente-t-il dans la gestion de votre cabinet de kiné libéral ?

28 commentaires sur « Comment gérer les impayés quand on est kiné libéral ? »

  1. À l’huissier et comme ça on ne revoit pas les mauvais payeurs!

  2. Suite à une patiente qui ne réglait pas ses séances. Je suis passé par un huissier. La patiente ne répondant pas à l’huissier, il fait suivre l’affaire devant le juge. Malgré la présence dune feuille de soin papier indiquant toutes mes séances réalisées et le montant de mes honoraire (sans dépassements), ce dernier a jugé le montant insufisament justifié et à minoré la facture de moitié…. la patiente n’en a pas régler la facture pour autant pour l’instant…
    Est ce que c’est déjà arrivé à l’un/une d’entre vous ?

  3. En fait il faut directement envoyer les factures au greffe du tribunal d’instance et c’est lui qui va te renvoyer le dossier (4 envoyés et 4 retours positifs de sa part). Il m’a validé les factures de soins et les remboursements de LRAR.
    Tu envoies le dossier à l’huissier et il gère l’affaire (il prend quand même 50 ou 60€ dans l’affaire, il faut donc que le prix des séances en vaille la peine).

  4. maintenant je prends les mutuelles systématiquement à la première séance. comme ça, si le patient disparait dans la nature, je me fais rembourser directement. Beaucoup plus simple que la procédure 3 courriers + tribunal je trouve (et meilleur résultat aussi). Après j’ai eut fait le tribunal et on finit par récupérer nos sous aussi mais beaucoup plus chronophage.

  5. CA ne marche pas toujours en fait: j’ai déjà eu le cas suivant avec un mauvais payeur: courrier A/R, procédure en injonction de payer auprès du tribunal d’instance, huissier. Le mec s’est arrangé pour être insolvable. Les frais d’huissier (+ de 300€) ont été pour ma pomme en plus de ma feuille de soin qui ne m’a jamais été payée.

  6. Moi je passe régulièrement par un service de recouvrement privé lorsque mes relances téléphoniques et papiers ne fonctionnent pas… avec eux pour le moment j’ai eu 100% de résultats positifs. Ils retrouvent mêmes les personnes ayant changer d’adresse! Même pour des petits montants…c’est le minimum d’être payé pour les séances qu’on a effectué!!!

  7. Paiement à l’acte ou à la semaine (en général deux séances) par CB.
    Quasiment plus d’impayés ?

  8. Matthieu CAMBIER | 30 septembre 2018 à 8 h 06 min |

    Demandez vous des frais de « procédures » ? « Relances » ?
    En général j’en parle à partir du 2ème courrier, menaçant de frais supplémentaires (15€ non remboursables)… Et si LRAR je rajoute encore que des frais de retards et d’huissiers alourdiront la note…
    Mais combien ? Pour rester dans la légalité et être suffisamment crédible
    Somme forfaitaire ou %

  9. Demandez vous des frais de « procédures » ? « Relances » ?
    En général j’en parle à partir du 2ème courrier, menaçant de frais supplémentaires (15€ non remboursables)… Et si LRAR je rajoute encore que des frais de retards et d’huissiers alourdiront la note…
    Mais combien ? Pour rester dans la légalité et être suffisamment crédible
    Somme forfaitaire ou %?

  10. Lorraine Vds peux tu me donner le nom de l’entreprise ?

  11. Je pratique le tiers payant généralisé (mes 3 collegues aussi depuis plusieurs annees) et ainsi je n ai jamais d’impayés … et ça ne demande pas plus de temps que de faire payer la personne et en plus on n a jamais de procédures a mettre en œuvre

  12. Merci pour ces bonnes astuces.

    Bonne fin de journée.

  13. Jean-guillaume Gourlain pareil. A part quelques réclamations pour la mnt , la mgen (quand seulement mutuelle) et la cgrm , généralement ça se passe bien. Souvent c’est almerys apreva actil spsante isante et gmc qui gèrent les mutuelles, une fois conventionné tout se passe bien.

  14. Lorraine Vds peux tu me donner le nom de l’organisme en MP stp

  15. Lorraine Vds bonjour, pourrais je egalement vous prendre les coordonnées? Merci

  16. Des patients n’ont pas de mutuelle ou alors probtp avec qui on ne peut pas prendre d’accord (ce qu’on nous avait dit apres les avoir appelé il y a quelques temps) ou patients qui avaient la CMU mais dont les droits sont fermés en cours de ttt et qui ne veulent rien entendre qd on leur explique qu’ils doivent prendre une mutuelle pr ne pas avoir a payer cette part de leur poche…

  17. C est très rare qu on ait un.pb … probtp marche en tiers payant depuis le 1er janvier 2018 … et ceux qui n ont pas de mutuelles payent bien entendu la part complémentaire qui ne leur ai pas remboursée pour le coup …
    Je suis dans un quartier où il y 20% de CMU et les personnes sont bien avertis sur leurs droits et leurs arrêts de droit … la CPAM fait bien son taf sur ce point là

  18. Je suis également passée au tiers payant mutuelle malgré mes réticences au début ,et je n’ai plus d’impayé , à recommander

  19. Idem, TP, cela est bien plus pratique. Qui plus est cela évite d’avancer les frais pour les patients peu fortunés, je trouve que la relation kiné-patient est plus sympathique aussi. L’absence de rapport à l’argent doit y être pour quelque chose.

  20. J’essaie de faire régler autant que possible les patients uniquement sur la part mutuelle (je fais le TP sur la partie caisse pour alléger la somme), je suis en zone franche et je connais bien les patients en difficulté de payer, la plupart bénéficiant d’exonération de frais sur leurs soins.
    Toutefois pour les patients indélicats, je facture en TP AMO et AMC (TP intégral), j’ai donc demandé à la création du dossier au 1er rdv leur mutuelle que j’ai rentrée dans mon logiciel, il faut être au préalable conventionné avec la plupart des mutuelles (voir l’organisme TP complémentaire.fr). Malgré cela et plusieurs années de pratique, il y a toujours des patients radiés de leur mutuelle, droits non couverts ou bien erreur de la part de la mutuelle qui m’empêchent de récupérer mon dû sur la part complémentaire. Je dirai que cela représente 5 % de ces mêmes patients.
    Ensuite… difficile d’aller plus loin pour recouvrir une somme de maximum 50 euros le plus souvent lorsqu’il s’agit de la part complémentaire et si on facture environ toutes les 5 séances pour minimiser les risques

  21. Lorraine, ça m’interesse aussi. Peux tu publier les coordonnées de l’entreprise?

  22. Amélie Letessier Pregerisk metz

  23. Javier Perez Cunquero Pregerisk

  24. Marion Foulet Pregerisk metz

  25. Romain Chevalier Pregerisk metz

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